Projektų valdymas

Projektų valdymo video pristatymas

Kaip valdyti projektus su BeeDo?

BeeDo įrankis skirtas valdyti verslo procesams. Su BeeDo jūs galite valdyti užduotis, projektus, taip pat darbuotojų laiką ir prioritetus.

Čia rasite trumpą video kaip valdyti projektus su BeeDo:

Daugiau video apie BeeDo rasite BeeDo Youtube kanale.

Pradėkime! Kaip efektyviai brainstorminti?

Pirmasis žingsnis - darbų sąrašas

Darbų valdymas prasideda nuo kūrybinės dalies - ką reikia padaryti, kad pasiektumėte norimą tikslą. Mes galvojame greitai. Idėjų generavimui rengiame rytinius susitikimus, naudojame užrašus, diskutuojame. Ir jeigu kūrybinė dalis buvo produktyvi, mes turime pilnai paruoštą darbų sąrašą.

3 priežastys, kodėl Beedo yra efektyvus įrankis idėjų generavimui bei darbų sąrašo parengimui

• Brainstorm tampa matomas. Jūs surašote savo idėjas ar planuojamus darbus mūsų įrankyje ir visa tai yra matoma tiek jums, tiek jūsų komandai. Matydami savo idėjas užrašytas, nepasiklysite idėjų sraute ir nešvaistysite laiko. Paskaityti plačiau apie "Efektyvų idėjų generavimą"
  
  
• Jūsų idėjos tampa kokybiškos. Vienu metu matome ir aptariame tik dalį idėjos. Dažniausiai 80% svarbiausių idėjos dalių yra sugalvojama brainstorm metu, tačiau 80% svarbių detalių analitiški žmonės išskiria ir pažymi vėliau. Aprašę savo idėjas Beedo jūs vėliau galėsite grįžti prie idėjos užrašų ir papildyti juos. Jūsų mintys gali tapti naujo projekto idėjos įkvėpimas, nes užrašai liks visam laikui ir juos pasiekti galėsite bet kada.
  
  
• Jūs iš karto galite veikti. Pradėkite savo idėją įgyvendinti iš karto - pasiruoškite užduotis sau ar deleguokite jas kitiems komandos nariams.
  
  
  

Darbų sąrašas

Sukurkite darbo procesą

Idėjų bei minčių srautas, gimęs brainstorm metu, dar nėra darbų sąrašas, tinkamas projekto įgyvendinimui bei jo priežiūrai. Lengviausia prižiūrėti 5-10 užduočių grupes, kurias atlikus būtų gaunamas aiškus rezultatas. Norėdami projektą prižiūrėti efektyviai, kurkite užduočių grupes, kurias įgyvendinus pasiektumėte norimą rezultatą.

Išskirkite prioritetus

Visuomet yra užduočių, kurios yra svarbiausios, kurios yra neapibrėžtos, kurias tiesiog malonu atlikti arba, kurios turėtų būti atliktos projekto pabaigoje. Išskirti prioritetines užduotis lengviausia, kai matomas pilnas projekto vaizdas. O pasikeitus situacijai, svarbu nepamiršti pakeisti ir išskirtų prioritetų.

Planuokite laiko kaštus

Tik labai patyrę specialistai gali pažadėti ir atlikti užduotis be planavimo. Dažniausiai sunku yra pažadėti darbų pabaigos laiką ir spontaniškas deadline nurodymas priklauso nuo pesimistinių arba optimistinių lūkesčių. Efektyviau yra susiplanuoti užduočių atlikimo trukmę bei laiką ir gauti projekto kaštų (valandomis) ir planuojamos pabaigos laiką. BeeDo leidžia išsaugoti pradinį projekto biudžetą, kurį patvirtina jūsų klientai ar pasitvirtiname jūs patys, ir projekto eigoje stebėti bei analizuoti atsiradusius neatitikimus tarp patvirtinto ir faktinio biudžeto.

Užduotis - darbo dalis, kurią atliekate arba ne.

Jūsų tikslas ar svajonė susideda iš daugybės užduočių, kurios turi būti padarytos!

• Nesvarbu apie ką svajojate: daugiau pajamų, didesnius priedus, namus ar mašiną - tai reiškia, kad turėsite atlikti darbus, kurie vestų prie svajonės įgyvendinimo.
• Dažniausiai komanda - grupė žmonių, tokių pačių kaip jūs, siekia bendo ir tuo pačiu kiekvienas savo asmeninio tikslo.
• Taigi, užduotys tampa svarbiausia komunikacijos tarp komandos narių dalis.

Gera komunikacija veda prie geresnių rezultatų

• Kuo deleguojama užtuotis nekonkretesnė, tuo daugiau paliekama vietos interpretacijai.
• Užduotyje nurodydami, kas, kodėl, kaip ir kada turi būti padaryta, gausite kokybiškai atliktą darbą.
• Deleguodami aiškiai aprašytas užduotis galite tikėtis norimo rezultato bei galėsite objektyviai įvertinti atliktą darbą.

Nuoširdžiai priimkite jums skirtas užduotis bei mokėkite tinkamai jas perduoti

• Užduotyse iškelti klausimai, palikti komentarai leidžia suprasti, kokios atlikimo kokybės tikimasi arba kokią atlikimo kokybę reikia pasiekti.
• Išsaugota komunikacija tarp užduoties kūrėjo bei atlikėjo leidžia teisingai įvertinti, kas ko vertas.
• Iš pradžių nėra lengva, bet siūlome: kiekvieną kartą, susidūrus su problema, ar gavus netinkamą rezultatą, palikite aiškų komentarą.
• Rašytinė forma skatina skaidrumą, leidžia visai komandai tobulėti atliekant užduotis vis kokybiškiau ir greičiau.

Užduočių delegavimas yra menas: kas, kaip ir kodėl?

Patikrinkite komandos narių laiko išteklius kalendoriuje

• Patikrinkite savo bei komandos narių užimtumą.
• Galite pakeisti komandos atliekamų užduočių prioritetus, bet svarbiausia neperkrauti darbais. Žmogaus prigimtis lemia tai, kad didesnis aprovimas veda prie mažesnio produktyvumo, bet ne prie kūrybingo požiūrio, kaip padaryti daugiau su turimais resursais.
• Mes gyvename ribotų išteklių pasaulyje. Priimkite tai ir išmokite su tuo gyventi.

Priskirkite ir deleguokite protingai

• Specializuokite. Reikiamų įgūdžių turintis asmuo užduotis atliks greičiau ir kokybiškiau. Besimokantis darys klaidas, kurias kitam komandos nariui teks taisyti.
• Asmeninė koncentracija. Vieną dieną - vienas tikslas. Padėkite komandos nariui dirbti koncentruotai, skirdami dienos užduotis, susijusias su vienu projektu.
• Komandos koncentracija. Aktyvūs žmonės dirbdami kalba bei juda daugiau. Kai komanda dirba ties bendromis užduotimis bendra koncentracija veda prie geresnės komunikacijos bei komandinio darbo.
• Apgalvokite atlikimo laiką. Sunkiausias užduotis skirkite rytui, lengvesnes - po pietų.
• Prasta kokybė - ištaisykite ASAP. Darbo kokybė bus didesnė, jeigu apie atliktą klaidą pranešama iš karto (arba kaip įmanoma greičiau). Kuo ilgiau lauksite prieš pranešdami apie padarytą klaidą, tuo sunkiau bus įvertinti padarytą klaidą bei duoti feedback.

Paprašykite kolegų susiplanuoti dieną ar savaitę

• Lengva yra daryti spontaniškai atsiradusias užduotis. Tačiau sudėtinga yra nurodyti, ką konkrečiai darysite per dieną ar per savaitę.
• Nesusiplanavus ir nenusistačius tikslų nėra noro įgyvendinti užduotis. Medžiotojas be taikinio... Skamba keistai?
• Nepaisant to, kaip kūrybiškai jūsų komanda ar jūs patys teisinatės, kad suplanuoti darbų neįmanoma, prisiminkite, kad vienintelis būdas išmokti valdyti darbus bei matyti perspektyvą yra planavimas. Planavimas taip pat leidžia koordinuoti komandos veiklą bei pasiekti norimus rezultatus.

Tik atlikti darbai gali būti parduoti!

Prioritetai keičiasi keičiantis kliento poreikiams

Norimas tikslas pasiekiamas įgyvendinant jį su tinkamais resursais. Verslo kasdienybėje prioritetai yra susiję su klientais, o klientai yra didžiausias neapibrėžtumo šaltinis. Dažniausiai trūksta vidinio supratimo, ką reikia padaryti, kad tikslas būtų pasiektas. Tik maža dalis profesionalų supranta ir tiksliai žino, kokie darbai privalo būti padaryti pirmiausiai. Pavyzdžiui, jūsų tikslas yra uždirbti 100.000 EUR pelno. Prioritetai, kaip tą pasiekti, su kokiais klientais ar produktais, priklausys tik nuo klientų poreikių ir keisis kartu su jais. Taigi, prioritetai yra gyvas ir kintantis darbo elementas ir prioritetų peržiūra, pakeitimas turėtų būti pastovus savaitės ar dienos darbas.

Koncentracijos ciklai

Nei vienas iš mūsų nėra mašina - mes gyvi organizmai. Mūsų produktyvumas priklauso nuo motyvacijos pasiekti tikslą, vakarykščio miego, maisto, kurį suvalgėme prieš valandą, sveikatos būsenos, streso lygio. Paskaitykite daugiau apie produktyvumą, kuris daro įtaką mūsų kasdieniam darbui. Tačiau, net jeigu jaučiamės puikiai ir esame sveiki, mes negalime efektyviai dirbti 8 valandas per dieną. Protinis darbas yra toks kaip kvėpavimas - įkvėpimas ir iškvėpimas. Taip dirba ir mūsų smegenys - susikaupia ir atsipalaiduoja. Dienos darbus ir jų atlikimo laiką planuokite protingai - atsižvelgdami į savo ritmą. Taip išnaudosite valandas, kai galite dirbti efektyviausiai ir labiausiai susikaupę svarbiems, sunkiems darbams, o lengvesnes užduotis atliksite kitu laiku. Neplanuojant ir neatsižvelgiant į organizmo ritmą bei įpročius, greičiausiai pirmiausiai atliksite malonus bet ne pirmo būtinumo darbus. O tikslo deadline nusikels.

Dienos planas

Dienos planą naudokite prioritetų tarp darbuotojų ir vadovo koordinavimui: koks bendras tikslas turi būti pasiektas, kokias užduotis darbuotojas privalo atlikti per dieną, atsižvelgiant į darbuotojo koncentracijos ciklus. Dienos planas - plyta produktyvumo link.

Užduotis padaryta, kai pažymėtas darbo laikas bei komentaras

• Užduotis atlikimas gali būti matuojamas įvairiai:
1. Kai Jums atrodo, kad užduotis yra atlikta
2. Kai Jūs esate patenkinti rezultatu
3. Kai Jūsų vadovas yra patenkintas rezultatu arba
4. Jūsų klientas yra patenkintas rezultatu
5. Kai Jūs uždirbate pinigus
• Užduotyje nurodydami, kaip atlikote darbą arba kokioje atlikmo stadijoje esate bei pažymėdami sugaištą laiką, Jūs galėsite suprasti:
1. Kaip pasiekėte rezultatą
2. Kiek laiko užtrukote
3. Kodėl nusikėlė atlikimo terminas ir su kokiomis kliūtimis susidūrėte
• Aukščiau paminėtų dalykų supratimas Jums leis kitą užduotį atlikti protingiau ir efektyviau. Efektyvumas trumpu periodu reiškia didesnes premijas, ilgu - didesnį atlyginimą.

7 efektyviaus komandinio darbo taisyklės!

1. Pasiruoškite paprastą vykdomų veiklų sąrašą ir pasidalinkite su komandą

• Pasiruoškite sąrašą darbų, kuriuos norėtumėte daryti
• Tai komandinis darbas, nes kiekvieno komandos nario žinios skirtingos
• Klasifikuokite: kurie darbai yra projektas (su aiškiu baigtiniu rezultatu ir pabaigos data), kurie yra procesas (procedūros, reguliarūs darbai, pvz. užsakymo-pristatymo paslauga).
• Aptarkite ir sugalvokite kiekvieną projektą iki detalių: kokios užduotys turi būti padarytos, kad gautumėte norimą rezultatą.

2. Įvertinkite projekto laiko kaštus. Ar verta investuoti?

• Pabandykite apskaičiuoti projekto biudžetą valandomis, kad suprastumėte, kiek laiko reikės skirti projekto įgyvendinimui.
• Padauginkite laiką iš darbuotojo valandinio atlygio ir žinosite investicijos kainą.
• Užsirašykite prielaidas, kiek naujų klientų, pardavimų, pajamų ir pelno gausite.
• Visą tai atlikite su komanda - gausite daugiau idėjų ir kritikos. Naudokite "6 skrybelių" metodą.
• Palyginti projekto "investicijų prieš grąžą" naudą.

3. Nusistatykite tikslą. Prioritetų sąrašas - įvertintų projektų sąrašas.

• Pasidarykite prioritetų sąrašą. Daugiausiai naudos atnešantys projektai turi būti sąrašo viršuje: tiek kurie atneša didžiausią pelningumą per trumpą laiką arba turi geriausią investicijų grąžą (ROI).
• Parodykite komandai - kiekvienas turi suprasti, kodėl turime įgyvendinti būtent sąrašo viršuje esančius projektus.

4. Išskirkite už projektą atsakingą asmenį.

• Skirtkite už projektą atsakingą asmenį bei komandą. Projekto vadovas yra atsakingas už projekto planą, koordinavimą, realių ir planuotų kaštų palyginimą, nepadarytų užduočių priežiūrą.
• Ar komanda gerbia skirtą projektų vadovą? Taip - puiku! Ne? - kodėl? - bendrai su komanda raskite priežastis.
• Ar komanda tikrai žino, koks yra tikslas - kas turi būti padaryta, kaip kokybšiškai tai turi būti padaryta, kokia kaina ir per kokį laiką projektas turi būti įgyvendintas. Jeigu taip - komandos nariai turėtų pažymėti "Aš sutinku" su projekto kaina, laiku, rezultatu. Atkreipkite dėmesį, kad sutikti turėtų visi komandos nariai.

5. Deleguokite, dalinkitės užduotimis ir jas koordinuokite.

• Tai galite atlikti Jūs arba paskirtas atsakingas asmuo. Skirkite užduotis. Galbūt Jūsų komandos nariai patys inicijuoja darbų atlikimą. Puiku, kai nereikia versti atlikti užduotis.
• Patikrinkite, ar komandą užduotis atlieka laiku ir pataiko į skirtą biudžetą. Dažniausiai taip nebūna.
• Komandos narys gali neatlikti užduočių laiku, nes serga ar atostogauja.
• Skirkite jo užduotis kitiems komandos nariams.
• Būkite atidūs! Komandinis darbas nereiškia visos dienos diskusijas ar pokalbius. Komandinis darbas - tai greiti susitarimai ir koncentruotas darbas. Tvirta komanda - geriausias kelias gauti norimus rezultatus pigiausia kaina.

6. Rezultatai: šveskite ir mokinkitės.

• Jeigu komandą projektą atliko laiku, kokybiškai, pataikė į suplanuotą biudžetą - šveskite kartu su komanda. Nepamirškite padėkoti!
• Jeigu ne - pasinaudokite statistika ir raskite priežastį KODĖL?
• Susėskite su komanda, kalbėkitės apie faktus (kalbos be faktų neatneša rezultatų).
• Ne visos užduotys buvo suplanuots? Kai kurios užduotys viršijo biudžetą? Kažkas neatliko užduočių, nes darė kitas? Kažkas užduočių nedarė, nes nežinojo, ką ir kaip daryti ir niekas tinkamai užduočių neperdavė?
• Šis mokslas nukreips Jus į: A) konkrečius žmonių gebėjimus ar žinias B) apibrėžtų procesų trukumą.
• Sutarkite su komanda, kad poblema yra, ir raskite sprendimą.
• Ištaisykite problemas: A) duodami grįžtamąjį ryšį (feedback) B) sukurdami naują procesą ir jį apibrėždami Beedo šablone.

7. Grįžtamasis ryšys: abipusis, asmeninio tobulėjimo, komandos formavimo (team building).

• Jūs pastebite, kad darbuotojui trūksta įgūdžių ar žinių:
• Profesionalumo stoka - kaip atlikti darbą (apskaita, pardavimai, programvimas, tyrimai, įdarbinimas ir t.t.) arba =>
• Organizacinių įgūdžių stoka - kaip susiplanuoti dieną, kaip susitelkti ir padaryti dienos darbus, kaip būti kūribingam ir rasti greitesnį būdą užduočiai atlikti.
• Sukurtkite asmeninio ar komandos tobulėjimo procesą, kuris komandos nariams leistų įgauti norimus įgūdžius. Tokio proceso užduotis, skirtas įgūdžių kūrimui bei tobulinimui, darbuotojas (komanda) turės įgyvendint namuose, kursuose ar prižiūrint Jums.
• Naujas komandos projektas parodys, ar tobulinant žinias bei įgūdžius vyksta progresas, o gal komanda ir toliau kartoja klaidas.

Komandos formavimas! Kas naudinga, o kas ne?

• Manoma, kad komandos formavimas (team building) komandą padaro tvirtesnę. Komandos formavimo renginiai kainuoja laiko ir pinigų. O kokie rezultatai gaunami?
• Žmonės sudalyvauja brangiame vakarėlyje (dažniausiai mažiau ar daugiau išgeria, atsipalaiduoja).
• Žaidžia žaidimus ar daro užduotis, kurios yra nutolusios nuo to, kas reikalinga darbo vietoje.
• Daugiau apie efektyvius verslo ir komandos mokymus galite rasti trainings.beedo.net

Mes siūlome

• Kurti atvirus ir draugiškus santykius vietoje, kurioje praleidžiate 8 valandas per dieną - jūsų darbovietė.
• Mes siūlome gerinti įgūdžius realaus darbo metu.
• Kai toks mokslas duos rezultatą - šveskite savo pasiekimus.

Visas šis komandinis darbas gali būti atliekamas su Beedo.
Išnaudokite komandinio darbo efektyvumą
ir būkite pelningo bei nuolat augančio verslo atstovas. Išbandykite Beedo!